Como organizamos os prontuários da Consonar para atender a exigência de LGPD da Unimed

Há mais de uma década cuidando de pessoas através da musicoterapia e da psicologia, a Consonar sempre teve o cuidado com o registro clínico como parte importante do tratamento. Mas de um tempo para cá, esse cuidado deixou de ser só uma boa prática interna e passou a ser também uma exigência formal: a Unimed, como várias outras operadoras, passou a cobrar da sua rede credenciada comprovação de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste artigo contamos, de forma bem prática, como foi esse processo aqui na clínica — o que a exigência pedia, por que os prontuários em papel (ou em planilhas soltas) não davam mais conta do recado, e como acabamos adotando um prontuário eletrônico para resolver isso de vez.

O desafio: LGPD deixou de ser opcional para quem atende convênio

Quem atende pacientes por convênio sabe que as operadoras de saúde vêm apertando o cerco em relação à proteção de dados sensíveis — e dado de saúde é justamente um dos mais sensíveis que existem. No nosso caso, a Unimed passou a exigir da rede credenciada evidências concretas de conformidade: consentimento do paciente documentado, controle de acesso às informações, log de quem acessou o quê e quando, e um responsável definido pelo tratamento dos dados (o famoso DPO da LGPD).

Até então, boa parte da nossa evolução clínica — sessões de musicoterapia, atendimentos de psicoterapia, avaliações de desenvolvimento — ficava registrada em prontuário físico e em arquivos digitais avulsos. Funcionava para o dia a dia da clínica, mas não gerava nenhuma evidência organizada para apresentar caso fôssemos auditados pelo convênio.

Por que decidimos migrar para um prontuário eletrônico

Pesquisando alternativas de prontuário eletrônico para clínicas, um ponto ficou claro rapidamente: a maioria dos sistemas do mercado é pensada para consultórios médicos tradicionais, com pouca flexibilidade para quem trabalha com abordagens como musicoterapia, atendimento infantil ou avaliação de desenvolvimento — que têm uma lógica de evolução bem diferente de uma consulta clínica convencional.

Optamos por testar o Prontuário eletrônico app, justamente por ele já contemplar múltiplas especialidades da saúde (incluindo musicoterapeutas e psicólogos) e por trazer prontos os controles técnicos que a exigência da Unimed pedia da nossa clínica:

O impacto no dia a dia da clínica

Fora a questão da conformidade em si, a migração trouxe um ganho que não esperávamos: organização. Hoje cada atendimento — seja uma sessão de musicoterapia, uma consulta de psicoterapia corporal reichiana ou uma avaliação de desenvolvimento — fica registrado de forma estruturada, assinado digitalmente, e acessível para consulta rápida antes do próximo encontro com o paciente.

Para uma clínica com equipe multidisciplinar como a nossa — musicoterapeutas e psicóloga atendendo em conjunto — também ajudou bastante ter um sistema único, com permissões diferentes para cada profissional, em vez de arquivos espalhados entre diferentes pessoas da equipe.

Para quem também atende convênio e está de olho na LGPD

Se sua clínica ou consultório atende pacientes de operadoras como Unimed, Bradesco Saúde, SulAmérica, Amil ou Hapvida, vale a pena verificar desde já se você tem como comprovar os pontos básicos que costumam ser cobrados: consentimento documentado, controle de acesso, criptografia e um responsável pelos dados definido.

No nosso caso, resolver isso com um prontuário eletrônico feito para clínicas de saúde acabou sendo mais simples do que imaginávamos — e trouxe organização para muito além da exigência do convênio.

Este relato reflete a experiência da Consonar Musicoterapia e Psicologia com o sistema mencionado